Trabant-Freunde-KALSBACH e.V.

 

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Datenschutzerkl├Ąrung der Trabant-Freunde-Kalsbach e.V

Pr├Ąambel


Der Trabant-Freunde-Kalsbach e.V verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der ├ľffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erf├╝llen, Datenschutzverst├Â├če zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gew├Ąhrleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

┬ž 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Dar├╝ber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet ver├Âffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen F├Ąllen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

┬ž 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. F├╝r jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungst├Ątigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverh├Ąltnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Stra├če, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugeh├Ârigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugeh├Ârigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugeh├Ârigkeit zu den Landesverb├Ąnden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verb├Ąnde beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

┬ž 3 Datenverarbeitung im Rahmen der ├ľffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der ├ľffentlichkeitsarbeit ├╝ber Vereinsaktivit├Ąten werden personenbezogene Daten in Aush├Ąngen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten ver├Âffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu z├Ąhlen insbesondere die Daten, die aus allgemein zug├Ąnglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, , Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Ver├Âffentlichung von Fotos und Videos, die au├čerhalb ├Âffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschlie├člich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der ├ťbungsleiterinnen und ├ťbungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer ver├Âffentlicht.

┬ž 4 Zust├Ąndigkeiten f├╝r die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich f├╝r die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach ┬ž 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungst├Ątigkeiten nach Art. 30 DSGVO gef├╝hrt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erf├╝llt werden. Er ist f├╝r die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zust├Ąndig.

┬ž 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, ├ťbungsleitern) insofern zur Verf├╝gung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern d├╝rfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgem├Ą├čer oder gesetzlicher Rechte ben├Âtigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verf├╝gung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschlie├člich f├╝r diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

┬ž 6 Kommunikation per E-Mail

1. F├╝r die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschlie├člich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem st├Ąndigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als ÔÇ×bccÔÇť zu versenden.

┬ž 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, ├ťbungsleiterinnen und ├ťbungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

┬ž 8 Datenschutzbeauftragter

Entf├Ąllt, da im Verein in der Regel nicht mindestens 10 Personen st├Ąndig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten besch├Ąftigt sind. (hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach ┬ž 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person ├╝ber die erforderliche Fachkunde verf├╝gt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu ├╝bernehmen, hat der Vorstand nach ┬ž 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.)

┬ž 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterh├Ąlt zentrale Auftritte f├╝r den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter ├ľffentlichkeitsarbeit. ├änderungen d├╝rfen ausschlie├člich durch den Ressortleiter ├ľffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.

2. Der Ressortleiter ├ľffentlichkeitsarbeit ist f├╝r die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bed├╝rfen f├╝r die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdr├╝cklichen Genehmigung des Ressortleiters ├ľffentlichkeitsarbeit. F├╝r den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegen├╝ber der Ressortleiter ├ľffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verst├Â├čen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters ├ľffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach ┬ž 26 BGB die Genehmigung f├╝r den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach ┬ž 26 BGB ist unanfechtbar.

┬ž 10 Verst├Â├če gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins d├╝rfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenm├Ąchtige Datenerhebung, -nutzung oder ÔÇôweitergabe ist untersagt.

2. Verst├Â├če gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung k├Ânnen gem├Ą├č den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

┬ž 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesch├Ąftsf├╝hrenden Vorstand des Vereins am 22.05.2018 beschlossen und tritt mit Ver├Âffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

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